Можно ли выставить счет физическому лицу?

Счета на оплату не относятся к первичной бухгалтерии, и не отображаются в финансовой отчётности. При этом документ играет первостепенную роль в правовых отношениях между контрагентами. В частности, такие счета уведомляют о необходимости внесения стоимости товара и фиксируют цену покупки. Попробуем разобраться, как и при каких обстоятельствах оформляется этот документ.

Назначение и содержание документа

Счет на оплату — документ рекомендательный, а не обязательный. Его главная цель — зафиксировать обязанность возмещения средств за взятый товар, и величину требующегося платежа.

Установленного регламента написания не существует. При оформлении показывается информация о товаре и участниках договоренности. В частных случаях дополнительно отмечается временной отрезок, в течение которого обязательство нужно исполнить.

Независимо от ситуации, документ должен отображать следующую информацию:

  • Сведения о продавце: полное наименование, юридический адрес, КПП и ИНН;
  • Сведения о покупателе: аналогично предыдущему пункту;
  • Список товаров или оказанных услуг, с указанием их окончательной стоимости;
  • Итоговая сумма к оплате;
  • Реквизиты для зачисления денежных средств;
  • Дата составления документа.

Как оформляется счет на оплату

Он выставляется продавцом. Оплачивать — обязанность покупателя, или его представителя.

Оформляется как до, так и после покупки товара или услуги — все будет зависеть от договоренностей между участниками. Заполненный образец передается заказчику.

Кто выписывает счёта на оплату

Подготовкой занимается бухгалтер. Затем формуляр передается директору компании для визирования.

Делается в двух копиях: по одной на каждого участника. Отпечатывается на обычной бумаге, или на фирменном бланке предприятия (такой вариант лучше, поскольку избавляет от необходимости каждый раз писать данные фирмы). Исправления не допускаются.

Когда нужно выставлять

Если между участниками существует соглашение о сотрудничестве, то в тексте обычно прописываются условия поставок и оплаты.

Когда стороны работают совместно только периодически, а размеры и стоимость поставок отличаются, то каждая операция отображается отдельно. Контракт заключается позже, в его тексте прописываются только общие положения. Такое случается, если доставка требуется срочно.

В той ситуации, когда покупателю требуется только разовое приобретение товара, то договор между компаниями не заключается — в нем просто нет надобности. Счет за оказание услуги выставляется в обычном порядке.

Примечание: если между контрагентами не было заключено соглашение, то документ может выступать в качестве публичной оферты, при условии, что в нем будут указаны все требуемые условия договоренности (основание — статья 435 ГК РФ). Внесение оплаты — акцепт оферты (статья 438, пункт 3 Гражданского кодекса РФ). А сама бумага, с подтверждением отправки денежных средств, будет доказательством совершенной сделки между ее участниками (статья 434, пункт 3 ГК РФ). Это станет «плюсом» в случае возможного судебного разбирательства.

Как выставить счет от ИП

Счет на оплату — это документ, являющийся основанием для уплаты определенной суммы за конкретные товары или услуги, предоставляемые продавцом. ИП может выставить требование на перечисление средств лицам, с которыми у него заключены договоры купли-продажи, оказания услуг, а также тем лицам, с которыми подобные соглашения не заключались. При этом между продавцом и покупателем достигается соглашение о составе заказа.

Традиционно в него включаются следующие реквизиты:

  • номер;
  • дата выставления;
  • наименование продавца и покупателя;
  • реквизиты и адреса обеих сторон;
  • перечень товаров и услуг с указанием их количества и единиц измерения;
  • цена товаров и услуг;
  • общая сумма.

Стоит сказать, что в настоящее время при подготовке этого документа ИП и организации в основном прибегают к использованию офисных программ, а также специализированных бухгалтерских сервисов. Кроме этого, некоторые платежные системы и онлайн-сервисы банков позволяют выставить счет в электронном виде. В таком случае клиент может перечислить средства, воспользовавшись возможностями интернет-банка.

Требования к реквизитам:

  • наличие номера и даты;
  • реквизиты продавца;
  • наименование покупателя;
  • предмет расчетов (товар, услуга, их количество, цена, стоимость);
  • ставка и размер налога на добавленную стоимость, которым облагается товар (услуга, работа);
  • общая сумма;
  • при необходимости указывается срок, в течение которого нужно перечислить деньги.

Образец формы счета пользователи сервиса «Моё дело» могут найти в разделе «Бланки».

Каковы особенности выставления счета-фактуры на физическое лицо, если оно ИП на ОСНО?

Если покупателем является физическое лицо — индивидуальный предприниматель, находящийся на общем режиме, то счет-фактура ему понадобится обязательно для предъявления налога к вычету.

Чтобы ИП смог получить вычет, продавцу следует соблюдать некоторые правила:

  • В счете-фактуре должны быть заполнены все необходимые реквизиты: номер и дата, наименования продавца и покупателя, ИНН обеих сторон и адреса, наименование товара (работы, услуги), его количество, цена и стоимость, ставка и размер налога и т. д.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При заполнении строки с наименованием покупателя желательно указать на его предпринимательский статус, т. е. в счете-фактуре лучше прописать: «Покупатель: индивидуальный предприниматель (или ИП) Петров Иван Васильевич». Однако вычет возможно получить и без такого указания.

  • Счет-фактура может быть подписан только уполномоченными на то лицами.
  • Документ должен быть выписан не ранее даты отгрузки товара в течение 5 рабочих дней с такой отгрузки.

Существуют и другие требования к счету-фактуре. О них рассказываем в специальной рубрике.

При обнаружении каких-либо ошибок и недочетов предпринимателю лучше всего обратиться к продавцу с просьбой заменить испорченный документ на новый. В противном случае с вычетом возникнут проблемы.

Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП

Образец, полученный от «частника» имеет одну подпись. ООО выдаст бумагу, содержащую два «автографа» — главного бухгалтера и директора. Кроме того:

  • ИП указывают только Ф.И.О., фирмы — название, зафиксированное в уставе;
  • бланк ИП содержит только ИНН, организации — ИНН и КПП.

Прочих принципиальных различий нет.

Отличия при выставлении с НДС и без НДС

Плательщики НДС показывают размер налога отдельно.

Если поставщик освобожден от взноса из-за использования особого налогового режима (упрощенная система, единый налог, патент), то при написании документа сумма НДС не выносится. Однако соответствующая пометка все равно проставляется. И обязательно называется причина. К примеру, при УСН пишется:

  • для ИП — пункт 2 статьи 346.11 Налогового кодекса России;
  • организации — пункт 3 этого нормативного акта.

Примечание: если покупателю, работающему по льготному налоговому режиму, выставляется счет с НДС, то оплачивать нужно всю сумму, но потом отмечать — «включая НДС».

Перечень форм для выставления счета на оплату

Известно несколько вариантов, из-за чего иногда возможна путаница.

В чем особенности каждого вида:

  • Счет-договор — идентичен «привычному», но добавочно содержит реквизиты контракта. Этот вид фиксирует условия доставки и оплаты (предоплата или постоплата, наличный или безналичный расчет), процедуру рекламаций, обмена, и прочие моменты. Обычно он заменяет стандартное соглашение (если сумма сделки небольшая).
  • Счет-фактура — свидетельствует о факте покупки товара (услуги), фиксирует наличие НДС. Используется ИП и фирмами, осуществляющими деятельность с применением общего режима налогообложения.

Образцы заполнения счетов

Пример 1 — заполнение с учетом налога.

Пример 1 — с НДС

Пример 2 — без учета.

Пример 2 — без учета

Как выставить счет на оплату физлицу?

К счету на оплату физлицу не имеется законодательно установленных требований, касающихся формы и порядка выставления, он не является первичным учетным документом. Это следует из ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни организации. Рассматриваемый же счет не свидетельствует о совершении каких-либо действий (продажа товаров, выполнение работ), выражая только намерения, которые могут быть и не воплощены на практике.

Подобная точка зрения многократно отмечается в решениях судов различных инстанций. Так, например, отсутствие правового значения счетов на оплату озвучено Арбитражным судом Уральского округа в постановлении от 01.11.2016 № Ф09-9564/16 по делу № А07-28746/2015. Более того, ни один правовой акт ничего не говорит не только о том, как выставить счет на оплату физическому лицу, но и вообще об обязательности выставления данного документа. Этот факт указывает на то, что форму его хозяйствующее лицо вправе определить самостоятельно (по аналогии с первичными учетными документами, требования к которым закреплены в ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402).

Правила выставления следуют из обычаев делового оборота, согласно которым счет:

  1. Формируется на фирменном бланке организации (предпринимателя) и/или содержит все его реквизиты.
  2. Содержит всю необходимую информацию, позволяющую идентифицировать сделку, осуществляемую сторонами (в счет которой происходит оплата).
  3. Подписывается руководителем и бухгалтером.
  4. Выставляется по просьбе физического лица.
  5. Не является обязательным к выставлению.
  6. Заверяется печатью хозяйствующего субъекта (при ее наличии).

Оплата по такому счету производится по усмотрению гражданина — как правило, путем внесения наличных средств. С особенностями данной процедуры можно ознакомиться .

Чем отличаются счета ИП и ООО

Отличия в счетах для ООО и ИП — есть, но их немного:

  • Индивидуальный предприниматель указывает Ф.И.О, организация – наименование по уставу.
  • ИП ставит одну свою подпись, а счет организации подписывают руководитель и главный бухгалтер.
  • Счет ИП содержит только ИНН, а организации – ИНН и КПП.
  • Документ ИП может быть без печати, если предприниматель работает без нее.

Можно ли оплачивать товар или услугу без счета

Можно, без проблем.

Есть договор? При перечислении денег можно сделать ссылку на него. Есть накладная или акт? Ссылайтесь в платежке на них.

Более того, можно вообще платить без документа-основания. В назначении платежа вы можете просто указать товар или услугу, и этого будет достаточно.

Но если по каким-то причинам дело дойдет до суда, эффективнее будет показывать там реальные документы на оплату — тот же самый счет, накладную или договор. К тому же вам и самим так будет удобнее отслеживать оплаты, и в учете будет больше порядка.

Как передать счет контрагенту

Любым удобным способом: передать лично в руки, отправить обычной почтой, факсом или по электронной почте.

Самый удобный способ — сформировать счет в сервисе «Моё дело» и не распечатывая отправить ссылку на него контрагенту, сразу с кнопкой оплаты. Так вы сократите время расчетов.

Перейдя по ссылке, ваш контрагент попадает на страницу, где отображается выставленный счет и предлагается несколько способов оплаты. Деньги поступят на ваш счет в банке.

Счет на оплату, счет-договор, счет-фактура — в чем разница?

Счет-договор — это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора.

В нем прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и все то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.

Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая.

Факт оплаты счета-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.

У счета-фактуры совсем другая функция – подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке.

Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.

Счет на предоплату и постоплату: в чем разница?

Только в сроках платежа. Участники сделки могут зафиксировать в договоре внесение предоплаты сразу после его подписания.

Тогда продавец выставляет счет на аванс, а на остаток документ выставляется после подписания накладных покупателем.

Это уже постоплата, так как она производится после получения товара.

Можно вообще не заморачиваться и при желании выставить один общий документ на всю сумму договора, а контрагент будет его оплачивать частями.

Журнал счетов: для чего он нужен?

Чтобы не запутаться во всех документах, выставленных контрагентам, полезно вести журнал их учета. Это делать не обязательно, но желательно, т.к. систематизация выставленных документов удобна прежде всего вам самим.

Имея под рукой информацию, когда, кому и на какую сумму были выписаны документы, продавец без труда отследит любой платеж, а еще вовремя напомнит о долге нерадивому покупателю.

Форма журнала определяется продавцом, главное, чтобы он содержал данные о платежах и плательщиках. Можно вести один реестр для всех счетов организации, а можно завести отдельный по каждому контрагенту.

Выставить счет на оплату онлайн

В сервисе «Моё дело» вы сможете формировать документы в считанные секунды, причем реквизиты ваши и контрагента подтянутся автоматически. Вы можете загрузить в сервис сканы подписи, печати, логотипа – и они будут автоматически отображаться в выставляемых документах.

Ссылку на готовый документ можно сразу отправить контрагенту.

Система систематизирует информацию по выставленным и оплаченным счетам, свяжет поступившие средства со счетом, договором и накладной, и отразит сумму в учете. Вы всегда сможете отследить любую сумму и подтверждающие документы по ней.

Если вы из месяца в месяц выставляете одним и тем же клиентам счета и акты на одинаковую услугу, создать новый документ вы можете просто скопировав предыдущий. Также очень удобно выставлять акты сразу по группе счетов. Для этого в реестре документов вы просто ставите галочки напротив тех счетов, по которым нужно выставить закрывающие документы. Одним кликом по кнопке «Создать» сформируются акты или накладные. Любой документ, созданный в сервисе, можно скачать в формате Excel или PDF.

Бланк счета на оплату и любого другого документа вы можете найти в базе шаблонов нашего сервиса. Наши эксперты отслеживают все изменения в законодательстве, чтобы вы работали только с актуальными документами.

Скачать образец счета на оплату В избранное Нажмите Ctrl+D чтобы добавить страницу в избранное 2 нравится Поделиться:

Инструкция по оформлению счёта на оплату

Четкого регламента по написанию не предусмотрено. Однако обычно применяется определенный порядок заполнения.

Вверху проставляются данные покупателя и продавца. Ниже фиксируются:

  • банковские данные;
  • номер бланка (нумерация ведется с 1 января текущего года);
  • дата выставления;
  • список товаров (работ, услуг), с фиксированием их количества, цены и конечной стоимости с учетом или без учета НДС;
  • по желанию — другие условия.

Внизу ставится подпись уполномоченного лица.

Реквизиты

При заполнении этот раздел обязателен. Что указывается: Важно: если вместо ИП подписывается представитель, то нужно указывать и реквизиты доверенности.

Регистрация выставленного счета

Разрешается не регистрировать, так как все расходы учитываются по накладным, а доходы — по фактическому зачислению денежных средств.

Регистрации подлежат только счета-фактуры — они вносятся в «книгу продаж» или «книгу покупок». Делать это обязаны только те фирмы, что работают по ОСН.

Фирмы, работающие УСН, не платят НДС, но и претендовать на его возмещение из бюджетных средств они не могут.

Необходимость заверения печатью

С 2016 года наличие печати не является обязательным атрибутом. Это правило распространяется на индивидуальных предпринимателей и организации. Чтобы заверить счёт, достаточно подписи ответственного лица.

Нужен ли оригинал счета плательщику

Сейчас в основном используется электронная форма документации. Скан-копии бумаг отправляются контрагенту факсом или почтой.

Если возникает необходимость передать подлинники, то пользуются курьерской службой или почтой. Оригинальный экземпляр счета-фактуры передается плательщику НДС (требуется для налогового вычета). Поэтому подготавливается два экземпляра, один из которых остается у продавца, второй — направляется покупателю.

Важно: плательщики НДС также могут использовать электронную версию счета-фактуры, но он должен иметь цифровую подпись. Другие варианты визирования документа недопустимы.

Как выставить счет на оплату по безналу

В ФЗ № 161 «О национальной платежной системе» сказано, что все расчеты, проводимые по безналичной форме, могут осуществляться только с согласия клиента.

Регламент заполнения документа идентичен тому, что используется при других видах оплаты.

Как отражать НДС в счете на оплату

Если бизнесмен — плательщик НДС, то сумма взноса обязательно отображается в платежных документах. Сделать это можно так:

  1. Налог включается в итоговую стоимость, но для наглядности выделяется отдельной строкой.
  2. Показывается стоимость услуги (товара) без учета налога, затем вычисляется его размер. Итоговая цена формируется как сумма этих двух величин.

Важно: рекомендуется всегда выносить размер налога отдельной строкой — это позволит избежать возможных ошибок при расчетах.

Когда нужно указывать в счете срок его оплаты

Деньги должны поступить продавцу в срок, предусмотренный договоренностями. Он указывается в тексте контракта, либо же на самом платежном документе. Изменять период внесения средств не допускается.

Примечание: если средства вносились по безналичному расчету и при этом были обнаружены неточности в реквизитах, то поставщик должен быть уведомлен об ошибке как можно скорее. Делается это в письменной форме. Такая процедура позволит увеличить срок оплаты.

Выставляем счет на английском языке

Речь идет о счетах-фактурах, используемых при работе с зарубежными контрагентами. Инвойсы (invoice) должны содержать информацию:

  • исходящий и входящий номер документа;
  • данные контрагентов, их контакты;
  • дата выписки;
  • система налогообложения в компаниях-участниках сделки;
  • дату отправки товара, его получения;
  • сведения, позволяющие отслеживать сторонам договора состояние заказа;
  • общая сумма сделки;
  • платежные условия;
  • другая необходимая информация — например, условия возврата, описание штрафных санкций за нарушение договора и прочее.

Учитывать нужно все, даже мельчайшие, детали, так как законодательство, по которому работают зарубежные партнеры, отличается от российского.

Как выставить счет физическому лицу?

Иногда платежи могут выписываться на физическое лицо. В этом случае указывается Ф.И.О. этого человека, адрес и контакты.

Оплачиваются они в банке наличным переводом на реквизиты, указанные контрагентом.

Как выставить счет с НДС

Налог оплачивают только те дельцы, которые осуществляют свою деятельность по ОСН. Те, что работают на УСН или патенте платят единый взнос.

Для того чтобы бизнесмены могли сделать выводы о компенсации или вычете суммы этого взноса, рекомендуется подготавливать счета-фактуры. Они заполняются по стандартному образцу.

Основные ошибки при выставлении счета

Самые частые ошибки, встречающиеся в этой бумаге:

  • несоблюдение сроков счета-фактуры — на основании статьи 168, пункт 3 Налогового кодекса РФ установлено, что оплата должна быть произведена не позднее 5 дней после получения товара (услуги);
  • «шапка» содержит неточности или устаревшие сведения;
  • отличаются даты на копиях документа;
  • нарушение сроков предоставления документа для оформления налогового вычета по НДС — рекомендуется заявлять вычет в том же отчетном периоде, когда был получен счет;
  • при написании использовались факсимильные подписи уполномоченных лиц — в этом случае в вычете может быть отказано;
  • нет расшифровки подписей.

Примечание: использование цифровой подписи уже исключает ошибку, связанную с отсутствием расшифровки, так как ЭПЦ уже содержит все нужные сведения.

Если в документе выявляется ошибка, то ее нужно исправить: неверные данные зачеркнуть, внести действительные сведения, указать дату внесения изменений, поставить печать предприятия и завизировать у руководителя.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *